Revisionssichere Archivierung – Software und Hardware

Unternehmen müssen verschiedene Punkte beachten, um die um die Richtlinien der Datensicherung für die Revisionssichere Archivierung zu erfüllen. Das erfordertnicht nur die Entwicklung und Einführung von neuen Prozessen, sondern auch die Anschaffung von neuer Software und Hardware.

Ab sofort steht man als Unternehmer vor der Herausforderung, seine IT den Richtlinien der GDPdU anzupassen. Das bedeutet, dass neue Software und Hardware zur Archivierung gekauft, oder bestehe IT Infrastruktur anderweitig genutzt werden muß.

Archivierungssoftware

Eine Vielzahl von Unternehmen bieten Software für revisionsichere Archivierung an. Grundsätzlich gilt, dass man vor einer Anschaffung über die “must-haves” und “nice-to-haves” nachdenken sollte.

Neben Funktionen ist die Übersichtlichkeit und die Gewährleistung von allgemeinen Schnittstellen und Standards ein wichtiger Punkte. Das Beste System nützt keiner Firma etwas, wenn kein Mitarbeiter oder aber der Geschäftspartner damit arbeiten kann. Folgende Punkte sollen bei der Evaluierung eines Systems und der Auswahl unterstützen:

Ist eine vollständige Integration in die bestehende Infrastruktur des Unternehmens in Bezug auf Fremdsysteme (z..B. E-Mail, FTP, Datenbanken usw.) und Workflow (Unternehmenshierarchie, Business Process Management) möglich?
Kann bestehende Hardware genutzt werden?
Ist eine Automatisierung möglich oder muß der Sicherungsschritt manuell erfolgen?
Erstellt die Software eine Dokumentation der Sicherung?
Wird elektronischer Datenausstausch (EDI) unterstützt?
Wird eine digitale Signatur unterstützt?
Können meine Kunden / Geschäftspartner die digitale Signatur verarbeiten?
Akzeptieren meine Geschäftspartner den Standard der digitalen Signatur?
Können Daten schnell nachgeschlagen und sortiert, entsprechend ausgewählter Merkmale werden?, z.B. Datum der Erstellung des Dokuments (Zeitraum), Dokumentennummer, Kundennummer, Steuernummer?
Gibt es eine Protokollierung von Änderungs- oder Ausdruckversuchen

Anbieter solcher Lösungen sind z.B. Comarch oder ITernity.

Archivierungshardware

Bei der Mehrheit aller Unternehmen ist keine Neuanschaffung von Hardware notwenig. Sie Datensicherungsoftware für die Archivierung kann auf bestehende Rechner / Server eingerichtet werden.

Scanner und optische Laufwerke werden in die Prozesse integriert.

Da die Daten auf ein nicht veränderbares Medium geschrieben werden soll, ist es von Vorteil mehrer CD, DVD oder Blu-Ray Laufwerke zu betreiben, damit große Datenmengen schnell gesichert und archiviert werden können.

Scanner mit Einblatteinziug helfen bei der Archivierung und Sicherung von Dokumenten, die ausgedruckt aber noch nicht elektronisch archiviert wurden, z.B. Eingangsrechnungen.

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Dieses Buch illustriert die Grundlagen der digitalen Betriebsprüfung, zeigt Wege auf, wie steuerrelevante
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