Revisionssichere Archivierung – Grundsätze der GDPdU

Laut einer Studie beschäftigen sich nur eine geringe Anzahl von Unternehmen mit dem Thema Revisionssichere Archivierung. Nur wenige Unternehmen wissen über das Thema Bescheid und halten sich an die gesetzlichen Vorgaben. Der größte Teil der Unternehmen ist sich leider nicht bewußt, welches Risiko ohne Dokumentenarchivierung eingegangen wird. Besonders betroffen ist davon der Mittelstand.

Ausschlaggebend für die digitale Betriebsprüfung, ist die neue Abgabenordnung (AO) im Rahmen des Handelsgesetzbuches (HGB), die zum 01. Januar 2002 in Kraft trat.
Der Finanzbehörde wird somit das Recht eingeräumt, die DV-gestützte Buchführung des Steuerpflichtigen durch elektronischen Datenzugriff zu prüfen. Ca 3 Millionen Unternehmen sind in Deutschland direkt betroffen.

Leider ist kaum bekannt, dass jegliche elektronische Kommunikation , aus der eine geschäftsrelvante Handlung erkennbar ist, für mindestens 10 Jahre gespeichert werden muß. Dies betrifft nun nicht mehr nur Rechnungen und Angebote, sondern auch die komplette E-Mail Korrespondenz muß archiviert werden.

Nahezu die Hälfte der Betriebe mit bis zu 200 Mitarbeitern kennt nicht einmal die Anforderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Auch große Unternehmen sind sich möglichen Risiken nicht bewußt.

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Die Grundsätze beinhalten die Richtlinien zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und der Pflicht der Unternehmen bei Betriebsprüfungen mit zu wirken.

Die ursprüngliche Fassung wurde am16. Juli 2001 (BGBl. I S. 1542) herausgegeben vom Bundesfinanzministerium herausgegeben.

Welche Richtlinien sind darin verankert

Anforderungen an die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff durch Betriebsprüfer

Anforderung an die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Die GDPdU setzt folgendes vorraus:

Die Daten müssen eine qualifizierte elektronische Signatur tragen (Faksimile-Unterschriften reichen nicht aus),
der Empfänger muss die Signatur im Hinblick auf die Integrität der Daten und die Signaturberechtigung prüfen und das Ergebnis dokumentieren,
Die Daten müssen vom Empfänger einem Datenträger gespeichert werden, der Änderungen nicht mehr zulässt, z.B. CD ROM, DVD
Der Eingang der der Daten, ihre Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung und Archivierung muß protokolliert werden
Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme müssen den Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme kurz GoBS entsprechen.

Mitwirkungspflicht bei einer Revision

Erfolgt eine Betriebsprüfung hat der Prüfer folgende Zugriffsarten auf die archivierten Daten

Z1 unmittelbarer Lesezugriff
Z2 mittelbarer Zugriff über die Auswertung
Z3 Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten

Kommt es zu einer Revision, hat der Unternehmen die Kommunikation lücklos dem Betriebsprüfer zu offembaren. Der Unternehmen ist in der Pflicht solche eine Archivierung regelmäßig durchzuführen und dies zu kommentieren.

Unser Buchtipp:

Dieses Buch illustriert die Grundlagen der digitalen Betriebsprüfung, zeigt Wege auf, wie steuerrelevante
Daten archiviert werden können und erläutert die Konsequenzen der digitalen Betriebsprüfung für die
Unternehmen.